Planowanie Audytów wewnętrznych
w sposób systematyczny i uporządkowany sposób pozwoli skutecznie oceniać procesy, budować ład organizacyjny, zarządzać ryzykiem oraz przede wszystkim przyczynia się do poprawy funkcjonowania organizacji, a tym samym pomaga osiągnąć jej cele.
Dzisiaj w czasach konkurencji gospodarki opartej o jakość, audyt wewnętrzny musi dostarczać organizacji wartość dodaną chociażby, poprzez identyfikację potencjalnych obszarów redukcji kosztów, wynikających z nieefektywnego zarządzania procesem, złego zarządzania projektami, nieprawidłowo zaprojektowanych procesów, czy też błędnej, niekompletnej i nieterminowej informacji zarządczej.
Kiedy przeprowadza się audyty wewnętrzne?
- Regularnie rozpisuje się plan audytów na cały rok, wówczas audyt jest rutynowym działaniem wynikającym z rocznego planu.
- Wdrożono nowy proces, produkt, usługę, dokonano optymalizacji istniejących procesów.
- W przypadku powtórnego audytu po audycie zakończonym niedostatecznie dobrym wynikiem, z klasyfikacją do powtórnego audytu.
- Wystąpił problem związany z bezpieczeństwem pracy, produktu lub środowiska.
Jak rozplanować audyty wewnętrzne? Plan Audytów – formularz
Jak każdy system funkcjonujący w organizacji, tak też system audytów wewnętrznych, aby był skuteczny musi być dobrze opracowany i wdrożony, a wcześniej odpowiednio przemyślany. Niezbędnym przewodnikiem w opracowywaniu tegoż systemu jest Norma ISO 19011 – Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego.
Najlepiej zrobić to z wyprzedzeniem rocznym. Pod koniec danego roku rozplanuj audyty wewnętrzne na rok kolejny. Jeżeli już wiesz od klienta, kiedy planują audyty, również nanieś je na swój plan. Podobnie zrób z audytami certyfikującymi.
Następnie całość przedstaw w formie prostej matrycy, planu audytów dla Twojej organizacji i zakomunikuj zaangażowanym w nie osobom. Unikniesz w ten sposób niepotrzebnych dyskusji w przyszłości, że ktoś nie był świadomy lub nie wiedział o audycie.
Czy audyt może być niezapowiedziany?
W życiu możesz spodziewać się wszystkiego, nawet największych patologii. Taką moim zdaniem jest audyt niezapowiedziany. Jest to nic innego jak kontrola i śmiem twierdzić, że jest to największa pomyłka, jeżeli chodzi o rozumienie audytu.
Audyt nie ma być narzędziem do zastraszania ludzi i budowania niepotrzebnego napięcia. Zapowiedziany audyt to wystarczająco dużo stresu dla pracowników.
Audyt niezapowiedziany nie spełni podstawowej roli, którą audyt ma spełniać. W takim wypadku możesz spodziewać się nieprawdziwych odpowiedzi, dużej ilości stresu, braku zrozumienia samego audytu. Co za tym idzie nie wyciągniesz odpowiednich wniosków i zbudujesz negatywny obraz audytu w organizacji.
Na słowo audyt, ludzie będą po prostu się bać! Nie chcesz tego.
Jeżeli chcesz budować świadomą organizację, nastawioną na współpracę i otwartość, to nie rób audytów niezapowiedzianych.
Czy można robić wszystkie audyty na raz?
Tak samo jak można robić audyty niezapowiedziane. Tylko po co? Nie widzę większego sensu w mieszaniu wszystkich rodzajów audytów w jednym procesie audytowym.
Robienie miksów, nie pozwoli Ci skupić się na konkretnym aspekcie. Jeżeli robisz audyt systemów zarządzania jakością ISO 9001:2015 to nie weryfikuj temperatury na piecu to obróbki cieplnej. Jeżeli weryfikujesz proces realizacji usługi i sprawdzasz zgodność z wymaganiami klienta to nie weryfikuj przy okazji sposobu zatwierdzenia dostawców.
Jeżeli jednak chcesz zrobić audyt całek organizacji, to podziel sobie swój audyt na poszczególne jasne dla wszystkich kategorie lub obszary.
Planowanie audytów powinno uwzględniać specyficzne warunki w jakich funkcjonuje organizacja, np. w firmach z branży transportowej z uwagi na wzmożone zapotrzebowanie na tego typu usługi wzrasta w miesiącach świątecznych, a tym samym wzrasta intensywności pracy, to w tych miesiącach można zrezygnować z przeprowadzania audytów akurat tego działu i skupić się na innych obszarach.
Tak samo rzecz się ma w odniesieniu do miesięcy wakacyjnych, w których z uwagi na okres urlopowy jest zazwyczaj zmniejszona liczba pracowników co oznacza nieobecność jednych oraz wzrost natężenia pracy u pozostałych. W tych miesiącach też nie należy planować przeprowadzania audytów szczególnie przeładowanych pracą działów.
